Excel czy aplikacja — kiedy firma potrzebuje systemu

Po czym poznać, że Excel już nie wystarcza

Excel przestaje wystarczać, gdy w jednym pliku pracuje kilka osób naraz, dane się nadpisują, a Ty nie wiesz, kto co zmienił. To znak, że firma potrzebuje własnej aplikacji. Taki program ma logowanie, uprawnienia i jedną wspólną bazę danych, z którą nie da się rozjechać arkusza.

Najprościej poznać ten moment po objawach, które pewnie już znasz. Każdy z nich to ten sam problem: arkusz urósł do roli systemu, do której nie był stworzony.

• Dwie osoby otwierają plik naraz i nadpisują sobie wiersze.
• Plik żyje na jednym laptopie, którego nikt nie kopiuje.
• Formuła się psuje, gdy ktoś doda wiersz albo skopiuje komórkę.
• Nie wiesz, kto wpisał daną liczbę ani kiedy.
• Szukanie jednej informacji zajmuje pół godziny.

Jeśli rozpoznajesz trzy z pięciu, to nie jest kwestia lepszej dyscypliny w firmie. To granica samego narzędzia. Arkusz nie potrafi pilnować, kto co robi — i nigdy nie będzie potrafił.

Czym różni się aplikacja od arkusza

Różnica jest prosta. Arkusz to plik, który czytasz i edytujesz ręcznie. Aplikacja to program, którego używasz — z logowaniem, uprawnieniami i jedną wspólną bazą danych.

W arkuszu każda osoba ma swoją kopię albo wszyscy biją się o ten sam plik. W aplikacji wszyscy patrzą na te same dane w tej samej chwili. Nikt nikomu nic nie nadpisze.

Najlepiej widać to w tabeli. Te same cechy, dwa różne narzędzia:

• Kto może edytować naraz — arkusz: jedna osoba bez konfliktu; aplikacja: wszyscy, każdy swoje.
• Gdzie są dane — arkusz: w pliku na laptopie lub dysku; aplikacja: w jednej bazie danych na serwerze.
• Logowanie i uprawnienia — arkusz: brak, plik widzi każdy; aplikacja: każdy ma swój login i widzi tylko to, co ma widzieć.
• Kopia zapasowa — arkusz: ręczna, jeśli ktoś o niej pamięta; aplikacja: robi się sama, codziennie.
• Co się dzieje przy pięciu osobach — arkusz: konflikty i nadpisane dane; aplikacja: działa tak samo jak przy jednej.

To nie jest „ładniejszy Excel”. To inny rodzaj narzędzia. Aplikacja pilnuje danych za Ciebie, a arkusz oddaje to w ręce człowieka, który czasem się pomyli.

Co to jest baza danych dla firmy

Baza danych to jedno wspólne miejsce, w którym leżą wszystkie dane firmy — klienci, zamówienia, magazyn, grafiki. Aplikacja korzysta z tej bazy, więc każdy pracownik widzi te same, aktualne informacje.

W praktyce dla Ciebie znaczy to cztery rzeczy. To one rozwiązują codzienny ból z arkuszem.

1. Jedno źródło prawdy — nie ma pięciu wersji pliku z dopiskiem „ostateczny_final”.
2. Każdy widzi to samo — handlowiec, magazyn i księgowa pracują na tych samych liczbach.
3. Uprawnienia per osoba — magazynier nie widzi marż, a księgowa nie ruszy stanu magazynu.
4. Dane nie giną z laptopem — jak komuś padnie sprzęt, baza zostaje nietknięta.

„Aplikacja wewnętrzna dla pracowników” to po prostu okno do tej bazy. Pracownik nie grzebie w pliku — wpisuje zamówienie w formularz, a program sam pilnuje, żeby dane były spójne.

Przykład z Legnicy: hurtownia, której zamówienia, stany i klienci żyli w jednym arkuszu. Po przejściu na aplikację magazyn i biuro przestały dzwonić do siebie, żeby ustalić, która wersja pliku jest aktualna.

Kiedy Excel nadal jest dobrym wyborem

Nie zawsze trzeba budować aplikację. W wielu sytuacjach Excel albo Google Sheets to wciąż najlepsze i najtańsze narzędzie. Mówimy to wprost, bo nie sprzedajemy systemu na siłę.

Arkusz w zupełności wystarcza, gdy spełniony jest choć jeden z tych warunków:

• Pracuje na nim jedna osoba albo dwie, które się nie nakładają.
• Robisz proste obliczenia — budżet, kalkulacja, lista.
• To jednorazowe zestawienie, nie codzienny proces firmy.
• Dane nie są wrażliwe i nie ma znaczenia, kto je widzi.

Aplikacja zaczyna się opłacać dopiero wtedy, gdy arkusz stał się codziennym systemem dla kilku osób. Dopóki nim nie jest, budowanie programu to wydatek bez zwrotu.

Gotowy program czy aplikacja na zamówienie

Zanim zbudujesz cokolwiek od zera, warto sprawdzić, czy nie wystarczy gotowiec. Gotowy program bywa szybszy i tańszy na start. Może to być system magazynowy, CRM (program do obsługi klientów) albo ERP (program, który łączy magazyn, sprzedaż i finanse).

Gotowy program ma sens, gdy Twój proces jest typowy. Jeśli prowadzisz sprzedaż i magazyn tak jak setki innych firm, ktoś już to oprogramował i nie ma po co wynajdować koła.

Aplikacja na zamówienie ma sens wtedy, gdy proces w Twojej firmie jest na tyle specyficzny, że żaden gotowiec do niego nie pasuje. Wtedy program szyjemy pod Twój sposób pracy, a nie odwrotnie.

• Gotowiec — Ty dopasowujesz firmę do programu; szybciej i taniej na start, ale tylko jeśli proces jest typowy.
• Na zamówienie — program dopasowujemy do firmy; droższy start, ale pasuje dokładnie, gdy proces jest nietypowy.
• Zła decyzja — kupić gotowiec za drogo, zmusić ludzi do innego sposobu pracy i patrzeć, jak nikt z niego nie korzysta.

Najczęściej zaczynamy od pytania, gdzie dokładnie gotowy program by Ci nie pasował. Jeśli odpowiedź brzmi „w niczym”, odradzamy budowę od zera. To uczciwsze niż sprzedaż projektu, którego nie potrzebujesz.

Ile kosztuje aplikacja na zamówienie

Nie ma jednej ceny, bo nie ma jednej aplikacji. Koszt zależy od tego, ile procesów ma obsłużyć program, ilu ma mieć użytkowników i jak nietypowy jest Twój sposób pracy. Dlatego wycena idzie zawsze po rozmowie, nie z cennika.

Mała aplikacja wewnętrzna dla kilku osób to inny rząd wielkości niż system, który łączy magazyn, sprzedaż i księgowość. Każda uczciwa wycena zaczyna się od obejrzenia Twojego arkusza, nie od liczby z reklamy.

Żeby koszt był przewidywalny, prawie zawsze zaczynamy od małej, działającej wersji. Najpierw najważniejsza funkcja, potem kolejne — zamiast jednego wielkiego projektu, który albo wypali, albo nie.

Z doświadczenia wiemy, czego boi się właściciel firmy: serwera, którego nie potrzebował, i systemu, którego nikt nie używał. Dlatego nie podajemy ceny w ciemno — najpierw patrzymy, czy aplikacja w ogóle jest Ci potrzebna.

Jedna aplikacja, działa wszędzie

Dobra wiadomość: nie musisz wybierać między programem na komputer a aplikacją na telefon. Budujemy jeden program, który działa wszędzie — w przeglądarce na komputerze, na telefonie i na tablecie.

Dla Ciebie znaczy to dwie rzeczy. Pracownik w biurze otwiera aplikację na komputerze, a magazynier tę samą aplikację na telefonie. Oboje pracują na tych samych danych.

Jeden program zamiast trzech osobnych to też niższy koszt i krótszy czas budowy. Nie płacisz trzy razy za to samo — raz na komputer, raz na Androida, raz na iPhone'a.

Jeśli interesuje Cię głównie aplikacja na telefon dla klientów, to osobny temat — opisaliśmy go w tekście kiedy warto zrobić aplikację mobilną. Ten artykuł dotyczy systemu do pracy wewnątrz firmy.

Częste błędy przy zamianie Excela na aplikację

Zamiana arkusza na program bywa udana albo droga i bolesna. Różnicę robi kilka decyzji na starcie. Oto błędy, które widzimy najczęściej.

• Budowa wszystkiego naraz — zamiast jednej działającej funkcji powstaje wielki projekt, który grzęźnie na pół roku.
• Przepisanie arkusza jeden do jednego — aplikacja powiela bałagan z pliku, zamiast go uporządkować.
• Pominięcie ludzi, którzy będą z niej korzystać — system robi się „dla właściciela”, a używa go magazyn.
• Brak planu na przeniesienie starych danych — nowy program startuje pusty i nikt nie ufa, że to ten sam stan.
• Wybór wykonawcy bez kontaktu na miejscu — gdy coś się zepsuje, nie ma do kogo zadzwonić.

Najważniejszy z tych błędów to budowa wszystkiego naraz. Dlatego zaczynamy od jednej funkcji, która boli najbardziej, i puszczamy ją do realnej pracy, zanim dobudujemy resztę.

Jeśli zamiast nowego systemu chcesz tylko połączyć programy, których już używasz, to inny temat — automatyzacja. Pisaliśmy o tym przy okazji procesów, które warto zautomatyzować.

Od czego zacząć

Pierwszy krok jest mały i nic nie kosztuje. Umawiamy się na krótką rozmowę, oglądamy Twój arkusz i mówimy wprost, czy aplikacja ma sens, czy wystarczy poprawić to, co masz.

1. Krótka rozmowa — opowiadasz, jak dziś pracuje firma na arkuszu.
2. Przyjrzymy się plikowi — pokazujesz, gdzie się rozjeżdża i kto na nim pracuje.
3. Wycena i plan — proponujemy pierwszą, najważniejszą funkcję i podajemy koszt.

Jesteśmy w Legnicy przy ul. Zielonej 4. Obsługujemy firmy z Legnicy, Lubina, Polkowic i całego Dolnego Śląska, więc gdy coś się zepsuje, masz do kogo zadzwonić.

Więcej o tym, jak budujemy programy na zamówienie, przeczytasz na stronie aplikacji na zamówienie. A jeśli wolisz od razu porozmawiać, napisz lub zadzwoń — kontakt znajdziesz na stronie kontaktowej.